Word 2007 的檔案格式有別以往,
不但副檔名有所變化,從「.doc」變成「.docx」,
檔案結構也從二進制轉為 XML 格式。
甚至副檔名也有了四種不同的變化:.docx、.docm、.dotm、.dotx。
最特別的是 docx 本身就是 ZIP 壓縮檔。
(就像 AI 本身就是 PDF 檔)

既是壓縮檔,對檔案容量的減少自然有幫助,
但最讓我感到興趣的還是它的延伸運用,
一個是修復檔案,一個是快速更新圖片。

如果檔案因為一些原因而無法正常開啟,
通常就是「開啟舊檔」,在「開啟」下拉選單中選取「開啟並修復」,
但萬一行不通怎麼辦?以往可能只好作罷,
但改成現在的 ZIP 壓縮格式後,可將副檔名 .docx 改成 .zip,
Word 檔會變成 ZIP 壓縮檔,而且可以用壓縮軟體或檔案總管直接存取,
進入壓縮檔下的 word 資料夾裡,就會看到一堆 XML 的檔案,
Word 裡的文字就放在「document.xml」這個檔案裡面,
也許還是無法完全恢復,但至少裡面的文字無須在重打了,
當然不見得能適用所有損毀的 Word ,但至少它提供了另外一個解救檔案的方式。

除此之外,如果 Word 檔裡面放了很多的照片或圖片(比如型錄),
有一天突然要把某幾張照片更新,不需將 Word 打開,
再一頁一頁翻到對應的頁面,再一張一張點選替換圖片,
只要把副檔名改成 ZIP,找到「media」資料夾(所有的圖片都放在裡面)
直接將要更新的圖片改成相對應的檔名,覆蓋過去後,
再改回 .docx ,就完成圖片更新的動作了,
大小會自動套用原先檔案裡設定的大小,無須設定。

這個觀念可以用在很多方面,
比如通訊錄,如果裡面放了很多人的照片,
可是因為照片分屬不同的組別或是部門,
每個人給照片的時間也不一定,
這時可先用任意圖片先建立每個人的照片替代區塊,
副檔名改為 .zip 之後,將「media」資料夾設為共享,讓所有人可以存取,
並告知每個人圖片相對應的代號,這樣每個人一旦準備好自己的照片,
將照片檔改成對應檔名後直接丟到 media 資料夾下覆蓋即可,
不用每一個人送照片檔一次,就得打開 Word 進行編輯一次,
只要把該做好得部份先做好,剩下就是等成員上傳照片,豈不方便!

不過如果部門成員對於相關的檔案操作不熟悉的話,
也許由專門負責人員一次彙整後一個一個手動去改會比較好。
但前者的話,負責編輯的人員會輕鬆許多,減少許多重複性的動作跟時間。
省下的時間,可以再進行其他的工作,進而增加工作生產力。


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